KI-Arbeitsumgebung für die eigene Verwaltung
Wir haben für CODISH eine KI-gestützte Arbeitsumgebung gebaut, die kaufmännische Daten aus sieben Systemen täglich zusammenführt und Verträge per Frage durchsuchbar macht – vollständig auf eigener Hardware, ohne dass Geschäftsdaten das Haus verlassen.
Ergebnis auf einen Blick
Ausgangslage
Wie in vielen kleinen Unternehmen lagen die Informationen verteilt: Rechnungen im Buchhaltungsprogramm, Belege in einer zweiten Anwendung, Arbeitszeiten in einem dritten System, Verträge im Dokumentenspeicher, Termine und Aufgaben in der Office-Umgebung, Zugänge im Passwortmanager.
Jede einzelne Information war auffindbar. Die Frage „Was ist bei diesem Kunden in den letzten Monaten eigentlich gelaufen?“ bedeutete trotzdem: fünf Programme öffnen und von Hand zusammensetzen.
Ein zweites Problem betraf die Verträge. Rund vierzig Dokumente, ein Teil davon eingescannt und damit nicht durchsuchbar. Die Frage „Welche Kündigungsfrist haben wir mit diesem Kunden vereinbart?“ hieß: nachsehen, blättern, hoffen.
Aufgabenstellung
Es sollte ausdrücklich kein weiteres System entstehen, in das Daten eingetragen werden. Die vorhandenen Programme bleiben, wo sie sind, und behalten ihre Zuständigkeit. Gesucht war eine Leseebene darüber.
Zweite Vorgabe: Vertragsdaten verlassen das Haus nicht. Eine Lösung, die Verträge zur Auswertung an einen Cloud-Dienst schickt, kam nicht in Frage.
Umsetzung
Ein Wahrheitsort je Datenart
Jede Information hat genau ein führendes System. Die Arbeitsumgebung spiegelt diese Daten und schreibt nie zurück. Das klingt einschränkend und ist der Grund, warum nach Monaten keine widersprüchlichen Stände existieren.
Drei Ebenen statt einer
Nicht alles muss eine KI erledigen:
| Ebene | Zuständig für |
|---|---|
| Automatisierte Abläufe | Daten holen, umformen, ablegen – immer gleich |
| Lokales KI-Modell | Texte verstehen, Fragen beantworten, im Haus |
| Cloud-Modell | Planung, Entwicklung, schwierige Formulierungen |
Was ein Ablauf zuverlässig kann, macht kein Modell. Das hält die Ergebnisse reproduzierbar und die Kosten niedrig: Der tägliche Abgleich durchläuft sieben Schritte ohne ein einziges KI-Modell im Entscheidungsweg.
Verträge fragen statt suchen
Eingescannte Dokumente werden per Texterkennung erschlossen, entlang ihrer Paragraphen zerlegt und lokal durchsuchbar gemacht. Eine Frage in normaler Sprache liefert die zutreffende Klausel samt Quellenangabe.
Fachliche Rollen statt eines Alleskönners
Statt eines universellen Assistenten gibt es mehrere spezialisierte – für Buchhaltung, Redaktion, Gestaltung, Sicherheitsprüfung. Jeder kennt nur seinen Bereich und die dafür nötigen Zugänge.
Ergebnis
Die Kundenübersicht ist morgens aktuell, ohne dass jemand etwas anstößt. Vertragsfragen beantwortet die Suche in Sekunden – mit Quellenangabe, damit die Antwort nachprüfbar bleibt.
Was uns wichtig war
Das System muss zugeben können, wenn es etwas nicht weiß. Eine Suche, die auf jede Frage etwas antwortet, ist gefährlicher als gar keine. Gibt es keine passende Stelle im Vertrag, lautet die Antwort „dazu finde ich nichts“ – nicht eine plausibel klingende Vermutung.
Zugangsdaten stehen nirgends in der Ablage. Vermerkt wird nur, wo sie liegen.
Jeder Ablauf meldet, wenn er etwas auslässt. Ein Schritt, der stillschweigend übersprungen wird, fällt tagelang nicht auf. Deshalb meldet jeder übersprungene Vorgang sich selbst, inklusive Angabe, wie lange er schon aussetzt.
Übertragbarkeit
Der Aufbau ist nicht auf unser Unternehmen zugeschnitten. Dieselbe Struktur trägt überall dort, wo Informationen über mehrere Programme verteilt liegen und regelmäßig von Hand zusammengesucht werden – Ingenieurbüros, technische Dienstleister, Handwerksbetriebe, Verbände.
Besonders geeignet, wenn Dokumentenbestände vorhanden sind, die niemand durchsuchen kann, oder wenn Datenschutzanforderungen gegen Cloud-Auswertung sprechen.
Eingesetzte Leistungen
Gemeinsam durchstarten
Ihre digitale Vision ist bei uns in besten Händen. Ob Website, Webshop oder individuelle Anwendung – bei CODISH finden Sie Beratung, Umsetzung und Support aus einer professionellen Hand.